Comme les particuliers, il est obligatoire que les entreprises conservent certains documents, pendant quelques années ou définitivement. Ces archives peuvent être conservées de deux manières. Avec des documents papier ou numériquement.
Combien de temps faut-il conserver les archives et pourquoi ?
La durée de conservation dépend surtout du type de document. Des documents commerciaux devront être gardés de 2 à 5 ans. Les documents fiscaux ne nécessiteront que 6 ans de stockage, avant d’être détruits. Les documents comptables, à la clôture de l’exercice, feront, quant à eux, l’objet d’une conservation pendant 10 ans.
D’autres documents, comme les statuts juridiques de l’entreprise devront être préservés à vie.
Il est important de pouvoir retrouver certains papiers, si un organisme officiel vous le réclame. En cas de litige avec un salarié, le fait d’avoir accès aux modalités de son emploi, avec son contrat de travail peut s’avérer judicieux.
Enfin, en cas de non-paiement d’une facture, ce document – dont l’entreprise doit conserver un double- peut servir de preuve, pour réclamer son dû.
Numérisation des archives : quel est l’intérêt ?
La législation a imposé pendant longtemps de conserver les documents papier, car un document numérique n’avait pas la même force, en cas de contentieux. Dans le doute, les entreprises préfèrent deux précautions plutôt qu’une.
La numérisation permet de retrouver plus facilement un document, si l’on a procédé à un bon archivage. Il est donc important de prendre le temps de scanner chaque papier, de lui attribuer une référence en fonction de sa nature, de sa date d’émission etc…
Le stockage peut se faire par différents biais. Certaines entreprises ont compris l’erreur de les mettre sur DVD et autres supports médias trop fragiles. Elles cherchent d’autres alternatives comme le disque dur, un réseau NAS, le Cloud ou encore le File Transfer Protocol (FTP).
En vertu de la taille de l’entreprise et de sa date de création, la numérisation peut prendre un temps considérable. Comment faire pour avoir un archivage de qualité ?
Comment faire pour avoir des archives en bonne et due forme ?
Un entrepreneur peut le faire lui-même. Mais cette activité est extrêmement chronophage.
Il peut ensuite embaucher une personne dédiée. C’est là le coût lié à ce salarié qu’il faudra prendre en compte. Surtout que cette personne devra non seulement numériser de façon efficace, mais aussi savoir faire le tri, le moment venu.
Heureusement, il existe des alternatives intéressantes. Des entreprises se chargent du stockage des archives professionnelles. Qu’elles soient numériques ou sur papier, peu importe. Les archives papier trouveront leur place dans des endroits sécurisés (élaborés, notamment pour résister aux assauts du feu). Les archives périmées feront l’objet d’une destruction systématique.
Quant à l’archivage numérique, elles peuvent également s’en charger. Les demandes de chaque chef d’entreprise sont étudiées pour proposer des solutions adaptées. Ces entreprises visent à permettre de pouvoir avoir accès rapidement aux données, de déterminer quelle est la taille des informations (en fonction de l’entreprise). Auquel cas, elles seront à même de proposer le meilleur support.